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Datenschutzerklärung für Beschäftigte — Circle

Stand: 14. September 2026 · Version: 0.3

Circle ist die interne Plattform der Hey You Marketing GmbH. Diese Erklärung informiert dich nach Art. 13 DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten Circle über dich verarbeitet, wenn du dich anmeldest und die Plattform nutzt. Sie ergänzt die allgemeine Datenschutzinformation für Beschäftigte, die du in der Zvoove Work App findest, um das System Circle und gilt für alle Personen, die sich mit einem Google-Arbeitskonto von Hey You Marketing anmelden. Für technische Konten ohne Personenbezug gilt sie nicht.

1. Verantwortlicher und Ansprechpartner

Verantwortlich für die Verarbeitung ist:

Hey You Marketing GmbH
Charlottenstr. 14
52070 Aachen
Telefon: +49 241 95509868
E-Mail: info@hy-marketing.de

Den Ansprechpartner für den Datenschutz bei Hey You Marketing erreichst du über die oben genannte E-Mail-Adresse mit dem Betreff „Datenschutz Circle“.

Externer Datenschutzbeauftragter:

Proliance GmbH / www.datenschutzexperte.de\ Datenschutzbeauftragter
Leopoldstr. 21
80802 München
E-Mail: datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de

2. Welche Daten Circle verarbeitet, wozu und auf welcher Grundlage

2.1 Anmeldung mit dem Google-Arbeitskonto

Circle hat keine eigenen Passwörter. Du meldest dich mit deinem persönlichen Google-Arbeitskonto von Hey You Marketing an (Domain hy-marketing.de). Dabei übermittelt Google an den Anmeldedienst von Circle:

Diese Daten dienen dazu, dich einem vorab angelegten Circle-Konto zuzuordnen und sicherzustellen, dass nur Beschäftigte mit einem Konto der Hey You Marketing GmbH Zugang erhalten. Name und Profilbild liefert Google immer mit; Circle zeigt sie derzeit nirgends an und nutzt sie für nichts weiter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG (Zugang zu den Arbeitsmitteln, die für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Zugangskontrolle und die Sicherheit der Konten.

2.2 Sitzung und Anmeldeprotokoll

Während du angemeldet bist, führt der Anmeldedienst eine Sitzung. Dazu speichert er:

Diese Daten dienen dem sicheren Betrieb: Sie ermöglichen es, Sitzungen zu beenden, Missbrauch eines Kontos zu erkennen und Sicherheitsvorfälle aufzuklären. Sie werden nicht ausgewertet, um dein Arbeitsverhalten zu beurteilen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Plattform und der Konten); soweit die Sitzung Voraussetzung für die Nutzung der Plattform als Arbeitsmittel ist, auch Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG.

2.3 Konto und Zugehörigkeit zur Organisation

Circle führt zu jedem angemeldeten Konto einen Datensatz, der unter anderem eine zufällige Konto-Kennung (kein Name), den Status des Kontos und deine Zugehörigkeit zur Organisation enthält. Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sind in diesem Datensatz nicht enthalten — sie liegen nur beim Anmeldedienst (Abschnitt 2.1). Der Datensatz steuert, ob du Circle nutzen darfst.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Zugriffssteuerung.

2.4 Fehlerprotokolle

Tritt in Circle ein technischer Fehler auf, wird er an den Fehlerdienst Sentry gemeldet. Eine Fehlermeldung enthält technische Angaben (aufgerufene Seite, Zeitpunkt, Fehlermeldung, Version der Software) und die pseudonyme Konto-Kennung aus Abschnitt 2.3. E-Mail-Adressen, Namen und Telefonnummern werden vor dem Versand entfernt; Eingaben und Seiteninhalte werden nicht übertragen. Eine Aufzeichnung deiner Sitzung („Session Replay“) findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem stabilen und sicheren Betrieb).

2.5 Verbindungsdaten beim Aufruf

Beim Aufruf von Circle verarbeiten der Hosting-Anbieter und der Anbieter von Datenbank und Anmeldedienst (Abschnitt 4) die für die Auslieferung und Absicherung technisch notwendigen Verbindungsdaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browserkennung. Diese Protokolle bleiben bei den Anbietern und werden dort nach deren Standardfristen gelöscht; Hey You Marketing betreibt keinen eigenen Protokolldienst und speichert diese Verbindungsdaten nicht dauerhaft.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Auslieferung und Absicherung der Plattform).

3. Cookies

Circle setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich, deshalb gibt es kein Cookie-Banner. Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies und keine Einbindung von Diensten Dritter, die Cookies setzen.

Gesetzt werden nur Cookies, die deine Anmeldung halten und den Anmeldevorgang absichern. Die Cookies der Anmeldung werden mit der Abmeldung gelöscht; die Cookies, die den Anmeldevorgang absichern, sowie ein Cookie, das sich dabei für höchstens zehn Minuten die von dir aufgerufene Seite merkt, werden nach dessen Abschluss gelöscht.

4. Empfänger der Daten

Innerhalb der Hey You Marketing GmbH siehst du deine eigenen Kontodaten selbst; darüber hinaus verarbeiten sie nur die Personen, die sie für ihre Aufgabe brauchen (Administration der Plattform), sowie im Einzelfall die technische Betreuung der Plattform über einen zeitlich begrenzten, protokollierten Support-Zugriff. Darüber hinaus setzt Hey You Marketing folgende Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein:

Mit jedem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Daten werden in der Europäischen Union gespeichert. Soweit ein Anbieter mit Sitz außerhalb der EU im Rahmen von Support oder Wartung Zugriff erhält, ist dieser Zugriff durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder eine Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework abgesichert. Bei der Anmeldung über Google kann eine Verarbeitung auch außerhalb der Europäischen Union stattfinden; sie ist durch die Standardvertragsklauseln im Google-Workspace-Vertrag abgesichert. Eine Kopie dieser Garantien erhältst du über die in Abschnitt 1 genannte Adresse. Eine Weitergabe an andere Dritte findet nicht statt.

5. Speicherdauer

6. Deine Rechte

Du hast gegenüber der Hey You Marketing GmbH folgende Rechte:

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht (Sitzung und Anmeldeprotokoll, Fehlerprotokolle, Verbindungsdaten), kannst du ihr aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Hey You Marketing verarbeitet die Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen.

Wende dich dafür an den Ansprechpartner aus Abschnitt 1. Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für Hey You Marketing ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, https://www.ldi.nrw.de.

Die Anmeldung ist Voraussetzung dafür, Circle als Arbeitsmittel zu nutzen; ohne die in Abschnitt 2.1 genannten Daten ist eine Anmeldung nicht möglich. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt. Keine der beschriebenen Verarbeitungen beruht auf einer Einwilligung.

7. Künftige Verarbeitungen

Circle wird weiterentwickelt. Verarbeitungen, die es heute noch nicht gibt, werden in dieser Erklärung beschrieben, bevor sie in Betrieb gehen, und die Beschäftigten werden darüber informiert. Für die übrigen Verarbeitungen im Beschäftigungsverhältnis gilt die allgemeine Datenschutzinformation für Beschäftigte.

8. Änderungen dieser Erklärung

Die jeweils gültige Fassung ist über den Link „Datenschutzhinweise für Beschäftigte“ auf der Anmeldeseite von Circle abrufbar, auch ohne Anmeldung. Wesentliche Änderungen werden den Beschäftigten mitgeteilt.